Introdução

Todas as empresas têm em seus processos diversas informações. Essas informações são a base para a tomada de decisões e o desenvolvimento das atividades organizacionais. Não importa o quão específico ou básico seja um processo da empresa, sem as informações necessárias esses processos não irão ser executados adequadamente.

Nesse sentido, é imprescindível a existência de um sistema que possa dar suporte aos processos organizacionais, garantindo que as informações estejam sempre disponíveis para o funcionamento apropriado das atividades organizacionais.

Sistemas de Informação

Quando se aborda o tema sistema, é muito comum as pessoas associarem o termo a processos automatizados e computadorizados. Apesar disso, o conceito de sistemas é muito mais amplo e abrangente. No contexto das informações, o sistema é a infraestrutura que permite o processamento e transferência de informações.

Em uma abordagem mais abrangente, o sistema da informação é o termo utilizado para se referir à interligação entre dados, tecnologia, pessoas e processos organizacionais. Nesse sentido, o sistema da informação permite que os funcionários e parceiros possam interagir com a tecnologia da informação e assim darem o suporte necessário aos processos da empresa.

Na dinâmica organizacional, tanto os gestores como os funcionários de base estão constantemente sendo acionados para tomarem diversas decisões. Para que essas decisões sejam acertadas e garantam os objetivos do negócio, esses profissionais precisam estar munidos de informações confiáveis. Os sistemas de informação irão proporcionar o devido processamento dos dados, separando aquilo que não é necessário e destacando aquilo que é relevante.

Sistemas de informação são muito importantes para as organizações pois aprimoram o fluxo das informações em todos os processos e departamentos facilitando a tomada de decisões e a dinâmica de funcionamento da empresa. Essa melhoria constante, proporciona um alinhamento das necessidades do mercado garantindo que a empresa atenda as demandas que são a cada dia mais extremas.

Tecnologia da Informação e da Comunicação

Tecnologia da informação e comunicação pode ser conceituada como o conjunto de recursos tecnológicos que são interligados e aplicados para cumprir os mesmos propósitos. Através dessa tecnologia, a organização consegue agilizar e aumentar a capacidade de processamento dos dados, aumentar o fluxo de informação entre processos, disponibilizar as informações em diversos lugares ao mesmo tempo e integrar múltiplas atividades. Os componentes da tecnologia da informação e comunicação abrangem entre outros:

• Estações de trabalho com computadores, sistemas operacionais e outros softwares.
• Compartilhamento de dados através da rede, wifi ou por conexão cabeada.
• Servidores.
• Dispositivos para arquivamento de dados (e-mails, discos, banco de dados).
• Celulares, tablets e demais dispositivos móveis.
• Conexões.

Gestão da Informação

A gestão da informação diz respeito ao modo pelo qual uma organização elabora, obtém, dispõe, utiliza, supervisiona, compartilha e refuga suas informações de forma eficaz. É através da gestão das informações que uma empresa consegue reconhecer o valor da informação e explorar ao máximo o potencial de cada uma desde a origem até o descarte.

A gestão da informação se dá pela interação entre as ciências de biblioteconomia, tecnologia da informação, gerenciamento de registros e armazenamento. Esse processo de gestão enxerga a informação como um recurso e não se concentra em um tipo específico em que ela se estabelece. Sendo assim, não importa se a informação fisicamente está em um livro, pendrive, computador, arquivo de papel ou digital, a gestão da informação irá tratar cada uma delas. Algumas das ações de gestão da informação envolvem:

• Categorização e codificação.
• Organização por assuntos.
• Construção e uso de dicionários e vocábulos controlados.
• Arquivamento físico, seja de papéis ou eletrônicos.

Processos Operacionais e Informações

O gerenciamento das informações abrange uma vasta lista de funções e processos organizacionais, isso porque é através das informações que uma empresa irá se posicionar no mercado e definir suas estratégias de negócio. Os responsáveis por gerir as informações na organização precisam ter uma visão macro do negócio, onde cada processo separado contribui para uma unidade e ao mesmo tempo dispensa atenção para os processos individuais, pois a falha em qualquer um deles irá impactar os demais.

Uma das formas de se determinar uma divisão que facilite a gestão da informação na empresa, é o estabelecimento de níveis de gerenciamento:

Estratégico: que tem o foco de determinar quais são os objetivos da empresa no mercado, estabelecer estratégias de negócio, identificar as forças e fraquezas internas e também as oportunidades e ameaças do ambiente externo. A gestão estratégica irá ditar o ritmo e direcionar as ações da empresa.

Tático: Nesse nível os gestores se preocupam com a idealização e administração de informações necessárias à melhoria dos processos e funções individuais como vendas, logística, produção e recursos humanos. Os gestores táticos desenvolvem meios para que haja um aprimoramento dessas atividades no curto e médio prazo.

Operacional: Na gestão operacional os gestores se dedicam para garantir que todos os procedimentos, normas, e planejamentos sejam executados conforme o estabelecido. O foco do gerenciamento operacional está nas informações do dia a dia e como os colaboradores recebem, analisam e aplicam essas informações em suas rotinas diárias.

Em Resumo

O cuidado da informação exige uma disposição da organização em investir em processos e procedimentos que garantam sua efetiva valorização e exploração. O cuidado com a informação não pode acontecer em apenas uma fase ou parte da empresa, deve estar totalmente alinhado e estabelecido em cada uma das atividades e em cada nível de gestão.

Os sistemas e tecnologia são ferramentas indispensáveis para se cuidar da informação, sem esses métodos, as informações não estarão adequadamente organizadas e não haverá a efetiva utilização das mesmas. Cuidar da informação é garantir que ela não seja violada desde o momento de sua origem até o seu descarte e para isso todos que têm acesso à informação devem estar conscientes de seu valor e empenhados em garantir sua preservação.